Blog

Strategia dla właścicieli portfeli nieruchomości

Każdy właściciel nieruchomości budując budynek biurowy w jak najszybszym czasie chce uzyskać zwrot kosztów i liczyć zyski z najmu. Zyski, które przekładają się bezpośrednio na powierzchnie. Przecież to na podstawie m² sprzedawane są nieruchomości, wyliczana jest cena najmu, opłat, itp. Dlaczego, więc ciągle tak wielu inwestorów bagatelizuje strategiczne i kompleksowe podejście do pomiaru powierzchni? Jaki wpływ na zyski ma powierzchnia budynku? I jak to się dzieje, że w tym samym biurowcu powierzchnia różni się o kilka a nawet kilkanaście procent w stosunku do powierzchni projektowanej?

Normy pomiaru mają określone cele – nie mieszaj ich!

Normy pomiaru mają określone cele – nie mieszaj ich!Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, tworząc wszelkie projekty budowlane, musimy posługiwać się polską normą PN-ISO 9836:1997. Norma ta zawiera szczegółowy podział powierzchni i kubatur, zasad ich klasyfikacji i na tej podstawie urzędnicy obliczają wskaźniki w pozwoleniu na budowę. W opracowanej dokumentacji projektowej, składanej do wydziału architektury do uzyskania pozwolenia na budowę pojawiają się takie pojęcia: powierzchnia użytkowa, powierzchnia ruchu, powierzchnia usługowa (techniczna), powierzchnia konstrukcji i powierzchnia całkowita. Powierzchnie i wskaźniki, które znajdziemy w projekcie budowalnym mają za zadanie ułatwić analizę osobom kontrolującym projekt (urzędnicy). Muszą być pewni, że obiekt który chcemy realizować będzie zgodny z warunkami zabudowy lub miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego. Poza tym na polskim rynku biurowym stosuje się szereg norm liczących powierzchnię do celów najmu. Najczęściej stosowanymi są normy BOMA, Tegova i GIF. Normy te pomagają w zarządzaniu powierzchniami najmu oraz pozwalają inwestorowi porównać budynki pod kątem przyszłych zysków.

„Projekt budowlany zgodny z PN-ISO 9836:1997 nie nadaje się do wyliczeń powierzchni najmu! Co więcej błędne okazuje się bezpośrednie przepisywanie powierzchni użytkowych z projektu do deklaracji podatkowych. ” 

No ale zaraz, przecież podatek również wyliczamy zgodnie z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych odwołującą się do normy PN-ISO 9836:1997. Dlaczego więc to jest złe? Dlatego, że do różnych celów klasyfikuje się różne powierzchnie. Kilka z nich wyłącza się z powierzchni do celów podatkowych a inne włącza. Przeanalizujmy zatem, skąd biorą się różnice w powierzchni liczonej do różnych celów i na różnych etapach życia budynków. Przedstawię strategię, którą zastosowało już wielu naszych Klientów – Klientów, którzy docenili potrzebę porządku w dokumentacji, deklaracjach i transparentności przed najemcą. Porządek będzie kompletny, kiedy zapisy w umowie najmu dotyczące powierzchni będą kompatybilne z pozostałymi dokumentami.

Licz powierzchnie 4 razy?

Pierwsze co się nasuwa na myśl, to zapewne fakt, że zbędny jest 4-krotny pomiar budynku i że mam w tym interes, bo moja firma wykonuje pomiary i kalkulacje powierzchni. Otóż nie. Piszę to w interesie inwestorów, ponieważ kilkunastoletnie doświadczenie w nakreślaniu strategii zarządzania powierzchniami najmu budynków biurowych, magazynowych, retail oraz kamienic na cele najmu pokazuje mi jak duże straty generuje błędne zarządzanie powierzchniami. Najwięcej straty powoduje bałagan w tym zakresie. Koszt pomiaru w tym całym morzu błędów zwraca się właścicielowi budynku średnio w pół roku. Więc, gdzie tu mój interes versus interes właściciela nieruchomości? W całym procesie inwestycyjnym powierzchnię do celów najmu powinniśmy wyliczyć trzy razy i dodatkowo „jednokrotnie” do celów podatkowych.

Kalkulacja powierzchni z projektu całego budynku

Pierwsza kalkulacja (bo nie jest to pomiar z natury) powinien odbyć się na etapie pozwolenia na budowę, kiedy już mamy skończony projekt architektoniczny. Jeszcze lepiej będzie, gdy będą to projekty wykonawcze. Mając te dokumenty możemy wyliczyć powierzchnie najmu, powierzchnie wspólne piętra i powierzchnie wspólne budynkowe. Poznamy również współczynniki budynkowe i na końcu z dużą dokładnością będziemy mogli wyliczyć powierzchnię najmowalną budynku. Po otrzymaniu rzeczywistych wyników z kalkulacji powierzchni według danej normy będziemy mogli zmodyfikować sposób liczenia współczynników tak aby powierzchnie te stały się w jak największym stopniu wynajmowalne. Współczynnik budynkowy części biurowej, który jest przeważnie niewynajmowaly w swojej czystej postaci czasem udaje się przerzucić na część retail w tym budynku biurowym. Wykonane analizy i modyfikacje na tym etapie mają za zadanie wypracowanie takich zasad pomiaru danego budynku aby były one niezmienne – co najmniej do pierwszych umów najmu, a jeszcze lepiej jak przetrwają przez 5 czy 10 lat.  Na podstawie ostatecznie skalkulowanych powierzchni możemy wyjść na rynek, szukać najemców oraz podpisywać umowy.

Zbędne pomiary do space planów

Firmy od space planów liczą powierzchnię od nowa i po swojemu, co uznaję za 2 etap liczenia powierzchni! Pytanie po co? Jest to druga kalkulacja, która dotyczy poszczególnych pojedynczych najemców i która jest jeszcze przed wybudowaniem budynku. Firmy, które aranżują powierzchnie najmu, zazwyczaj albo w ogóle nie znają się na normach pomiaru powierzchni, albo jeśli je trochę znają to nie potrafią dostosować ich do sytuacji rynkowej. W zależności od wielkości powierzchni najmu rozbieżności sięgają kilku a nawet kilkudziesięciu m². Skąd takie przypuszczenia? Weryfikowaliśmy wielokrotnie wyliczenia powierzchni firm od space planów i wiemy to z praktyki. Nasuwa się jedno pytanie.

Po co firmy od space-planów mierzą powierzchnię z projektu, skoro już to zostało zrobione? Wynika to z jednego faktu. Inwestor nie przekazuje zwykle tym firmom wcześniej wykonanych kalkulacji powierzchni a to one powinny stanowić podstawę do projektów fir-out’ów.

Wystarczy dodatkowo wyliczyć powierzchnię najmu z projektu dla najemcy, któremu robiona jest aranżacja i eliminujemy błędy z podwójnie mierzonych powierzchni i dublowanych rzutów. Nie zdarzyło nam się, aby powierzchnie wyliczone i pokazane na rzutach fit-out’ów były takie same albo chociaż zbliżone do powierzchni wyliczonych przez nas do celów najmu. Rzadko się zdarza, abyśmy jako geodeci partycypowali na tym właśnie drugim etapie. Powierzchnię dla aranżowanego najemcy liczymy wtedy, kiedy znane są zewnętrzne ściany najmu z projektu fit-out, ale podkładem do tego projektu powinny być zawsze wyliczenia z kalkulacji (etap 1 pomiaru). Mówiąc o drugim pomiarze mówimy o wielu drobnych wyliczeniach powierzchni z projektu w trybie ciągłym, jeszcze przed wybudowaniem budynku. Oczywiście, firmy od fit – out’ów nanoszą na takie pomiary elementy niezbędne do aranżacji biura, ale to jest już w zakresie ich kompetencji. W przypadku, gdy aranżacje robione są na budynku istniejącym – wtedy do projektów należy brać wyniki pomiaru z etapu 3, o którym mowa w kolejnym akapicie.

Pomiar powykonawczy budynku

Po wybudowaniu budynku powinniśmy go pomierzyć w całości z natury, zgodnie z zasadami przyjętymi przy kalkulacji z projektu. Mamy tutaj pomiar trzeci. Należy pomierzyć budynek na etapie w stanie surowym zamkniętym a części wspólne docelowo wykończone. Jeżeli  na tym etapie wprowadzimy zmiany zasad pomiaru, to pojawią się rozbieżności w powierzchni, co na pewno nie nastroi optymistycznie najemcy, a spowoduje u niego rozgoryczenie a u inwestora spowoduje bałagan w dokumentacji. Przy założeniu tych samych wyliczeń powierzchni z projektu oraz tych samych zasad pomiaru powierzchni po wybudowaniu budynku różnica powierzchni najmu dla całego budynku nie powinna być większa niż 0,1%, tzn. 1m² dla 1000 m² opracowywanej powierzchni. Oczywiście założenie jest takie, że w trakcie budowy nie było żadnych zmian w projekcie czy pozwoleń zamiennych.

W obecnie w zawieranych umowach najmu często czytamy, że różnica powierzchni najmu wyliczona z projektu, a następnie pomierzona po wybudowaniu budynku, może się różnić o wartości od 2%, 3% do nawet 8%. Jest to nonsens!

Przykłady rozbieżności w powierzchniach najmu

Przeanalizujmy co oznaczają  te wartości na przykładzie 3%. Zgodnie z ostatnią naszą kontrolą budynku na warszawskiej Woli, w którym powierzchnia piętra wynosiła 2400 m², dopuszczalny błąd powierzchni w umowie najmu wynosił właśnie 3%, a to oznacza, że inwestor zakłada, że powierzchnia kondygnacji, po wybudowaniu budynku, może ulec zmianie o aż 72 m²? A w biurowcu 30 piętrowym 2160 m²? Są to wartości mieszczące się w założeniach umowy najmu. Przeanalizujmy drugi przykład. Nie tak dawno wykonywaliśmy dwa zlecenia. W pierwszym zleceniu mierzyliśmy cały budynek dla właściciela, w drugim dwa niecałe piętra budynku dla jednego z jego najemców (powierzchnia 800m²). Najemca wiedział, że mierzyliśmy obiekt dla właściciela, ale mimo to chciał, aby pomierzyć mu jego biura ponownie. Dla nas była to ponownie świetna okazja do kontroli pomiaru innym sprzętem przez inny zespół pomiarowy. Na powierzchni ok. 800m² różnica z dwóch pomiarów wyniosła 0,3m². W przeliczeniu na procenty to wyszło 0,0375% różnicy. Gdy przyjmiemy dokładność wykonania ścian konstrukcyjnych na poziomie 1-1,5cm, to różnica z projektu względem budowy nie wyjdzie większa niż 0,1%. Jeżeli jednak, wyszłaby na poziomie 10 czy 30 razy większym to oznacza to, że ktoś popełnił poważny błąd w liczeniu czy mierzeniu powierzchni. Błędem jest na pewno zmiana sposobu liczenia powierzchni, ale to już jest bardziej decyzja biznesowa właściciela nieruchomości. W mojej opinii, raz wybrana norma i jej zmiany, modyfikacje na etapie pierwszych wyliczeń powinny być zachowane do pomiarów inwentaryzacyjnych. Po wybudowaniu budynku powinny być opisane w umowie najmu te same zasady pomiaru. Drugi etap pomiarów związanych z najmem powierzchni, pozwala nam na zweryfikowanie kalkulacji opracowanej na podstawie projektu i wynikających z wprowadzonych zmian powstałych w procesie budowlanym. Pomiar powykonawczy budynku (stan surowy zamknięty a części wspólne wykończone) jest często pomijany ale jest to najistotniejszy pomiar dla każdego budynku. Eliminuje wszelkie późniejsze straty powierzchni w najmie, ze względu na możliwość pomiaru bez dokonywania odkrywek przez aranżacje ścian i słupów. Jest to pomiar powierzchni przed aranżacją powierzchni przez najemcę, tzn. przed stworzeniem kuchni, łazienek, biur. Przed zabudowaniem słupów, obłożeniem płytami gips-kartonowymi ścian żel-betonowych, ukryciem za ścianami rur czy przewodów. Jest to pomiar czystej powierzchni, którą dostaje najemca. Pomiar, który sprawi, że bez względu na to co się stanie w przyszłości, jak poszczególne piętra zostaną zaaranżowane, co zostanie zabudowane – pomiar ten da nam maksymalną powierzchnię najmu brutto.

Pomiar powierzchni do celów podatkowych

Etap czwarty to pomiar do celów podatkowych. Mierzymy najlepiej powierzchnię całego budynku, ale po aranżacji wszystkich najemców. Wszelka aranżacja najemców pomniejsza powierzchnię do podatku od nieruchomości.

Powierzchnia użytkowa wyliczona zgodnie z Ustawą jest różna nawet o 30% względem powierzchni użytkowej z projektu budowlanego. Tak te 30% to nie jest pomyłka. Ponieważ Ustawa i Polska Norma ISO 9836:1997 inaczej klasyfikuje powierzchnie ze względu na ich funkcję i inaczej definiuje powierzchnię użytkową.

Dlatego właśnie należy wykonać pomiar a nie przepisywać wartości z pozwolenia na budowę czy pozwolenia na użytkowanie. Kto umie i poświęci troszkę czasu to można umiejętnie wybrać powierzchnia z projektu budowlanego i osiągniemy wartość powierzchni do celów podatku od nieruchomości budynku w stanie otwartym. Jednak moment jak mamy zaaranżowanych wszystkich najemców w całym budynku to powierzchnia do podatku będzie mniejsza o ok. 5% względem powierzchni otwartej. Natomiast różnica powierzchni według BOMA do powierzchni zgodnie z Ustawą podatkach i opłatach lokalnych będzie sięgać 7-8%.

Żelazne zasady w zakresie pomiarów

Szanowny właścicielu, zarządco budynku i inny ekspercie przy obsłudze nieruchomości komercyjnych, jeżeli nie chcesz mieć problemów z najemcami to weź proszę sobie do serca kilka dobrych rad wieloletniego doradcy rynku nieruchomości komercyjnych w całej Polsce w różnych firmach i różnych typach budynków. Doradcy, który widział wiele błędów generujących potężne straty na zarządzaniu powierzchniami.

Ostatnie moje rozmowy biznesowe dotyczące strategii powierzchni portfela nieruchomości jednego z inwestorów dotyczyły kwoty powyżej 36 mln zł. Kwoty, która będzie lub nie będzie w kieszeni właściciela nieruchomości. Warto zatem się nad tym pochylić.

Nie pokazuj powierzchni do podatku

Po pierwsze, uważam, że nie należy pokazywać powierzchni do celów podatku od nieruchomości danego biura w umowach najmu. Powierzchnia ta będzie mniejsza od powierzchni do celów najmu o kilka procent. Jak już się ktoś uprze, to można pokazać powierzchnię całego budynku do podatku lub łączną kwotę podatku od nieruchomości jaką płaci się za cały budynek. Przeważnie ten koszt, który ponosi właściciel nieruchomości jest przerzucany na najemcę i najlepiej jest go liczyć na podstawie „udziału najemcy”. Powierzchnia do podatku jest to powierzchnia zaaranżowana przez najemcę a powierzchnia do najmu jest to powierzchnia bez jego aranżacji wraz z częściami wspólnymi na piętrze i w budynku.

Nie zmieniaj zespołu

Druga rada jest taka, że powierzchnie do celów najmu z projektu architektonicznego powinna liczyć firma, która się na tym zna i robi to codziennie. Nie zawsze do tego najlepsi są architekci. Większość firm architektonicznych „nie czuje” norm zagranicznych i nie lubi uczestniczyć w procesie komercjalizacji na rzecz właściciela i zarządcy budynku. Kolejna rada jest taka, że pomiar powierzchni po wybudowaniu budynku powinna dokonywać ta sama firma, która robiła wyliczenia z projektu. Dlaczego? Ponieważ już zna wszelkie zmiany, modyfikacje i ustalenia z etapu wyliczeń powierzchni z projektu. Pozwala to uniknąć ponownych ustaleń, modyfikacji poprawek, zaoszczędzi czas i wyeliminuje błędy zmieniającego się w ustaleniach zespołu zaangażowanego w te zadania.

Udostępnij dane firmie od aranżacji biura

Podkłady do prac aranżacyjnych fit-out’ów powinny być rzutami z powierzchniami pomierzonymi lub wyliczonymi do celów najmu. To firma pomiarowa powinna przekazać firmom od aranżacji fit-out’ów pliki typu CAD i dopiero na tym materiale powinni oni pracować – a nie na swoich własnych pomiarach. Property- lub leasing- manager powinien nas skoordynować. Rozumiem, że czasami aranżacje biur wykonuje się jeszcze w trakcie budowy i ciężko jest mieć pomiar z natury. Wtedy, należy wziąć rzuty i wyniki kalkulacji i okroić dane do obsługiwanego najemcy. Jeśli tego nie zrobimy to zawsze dostaniemy pytanie od najemcy – dlaczego ta powierzchnia na fit-out’ach jest mniejsza niż ta w umowie najmu. Logiczne jest, że każdy najemca chciałby płacić za mniejszą powierzchnię. A z praktyki, zawsze powierzchna na fit-outach jest mniejsza niż ta powierzchnia wyliczona przez nas do celów najmu.

Ciężar leży na właścicielu nieruchomości

Zastosowanie się  do powyższych zaleceń pozwoli inwestorowi i zarządcy usprawnić proces negocjacji z ewentualnym najemcą. Dlatego, zwracam uwagę na to, że dobór osób, które generują wyniki z kalkulacji czy z pomiaru rzeczywistego powierzchni powinien być kluczowym dla właściciela nieruchomości w zakresie zarządzania powierzchniami do celów najmu i do celów podatkowych. To oni generują wartości do umów najmu, do podatków, do rozliczania opłat, itp. Dlaczego więc wciąż tak często zdarza się, że pomiary wykonują osoby (geodeci, architekci), którzy nie mają często nawet zakupionych norm pomiaru powierzchni? Którzy po otrzymaniu zlecenia, którego się podjęli dzwonią, żeby ich przeszkolić z zasad pomiaru danej normy? Otóż, znajomość samych zasad pomiaru przez ekipę pomiarową niewiele wnosi właścicielowi budynku.

Jakiego efektu   powinien oczekiwać poza czystym wynikiem pomiaru inwestor?   Pokazanie przekroju rynkowych praktyk, tego co jest w stanie zaakceptować najemca, sposobów na wygenerowanie większych zysków z powierzchni. Bo indywidualna strategia zarządzania powierzchniami w całym portfelu nieruchomości to coś, co bardzo wymiernie przekłada się na czas i pieniądze.

Apeluję o rozsądek do osób, które pierwszy raz mierzą powierzchnie różnymi normami twierdząc, że to proste nie zastanawiając się jakie straty generują dla właścicieli budynków podanymi „tu czy tam” liczbami. Ciężko mówić tu o konkurowaniu przez takie firmy niskimi cenami za opracowania generujące straty dla właścicieli. Jednak, wielu Klientów zachęconych niską ceną pomiaru wciąż się na to nabiera. Jednak jest coś jeszcze bardziej smutnego. Mianowicie to, że jak zawsze w całym procesie inwestycyjnym ciężar tej wiedzy i podejmowanych decyzji leży na właścicielu nieruchomości. To od niego zależy czy chce się skupić na szukaniu dużych oszczędności i zysków. Dlatego mam nadzieję, że przyczyniłem się do podniesienia wiedzy w powyższym zakresie i mam nadzieję, że wygenerujecie warte zachodu zyski z tytułu powierzchni.

Kopiowanie artykułu w całości lub we fragmentach zabronione.A

Autor: Adrian Holub Co-owner Polish Geodetic Group